Agencije za bezbednost i zdravlje na radu odgovorne su za osiguranje usklađenosti kompanija i organizacija sa svim relevantnim propisima i smernicama u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu. Njihov rad je usmeren na različite grane privrede tako da pokrivaju veliki broj delatnosti i raspolažu sa ogromnim brojem podataka koje je potrebno adekvatno voditi. Zakonski propisi su podložni čestim promenama, što dodatno komplikuje rad agencija za bezbednost i zdravlje na radu. Nacrt Zakona iz 2023. godine donosi strože standarde i usklađuje nacionalne propise sa standardima Evropske unije. Ove izmene zahtevaju od agencija prilagođavanje većeg broja akata kako bi bili u skladu sa novim zakonskim normama, što dodatno povećava obim i složenost njihovog posla.
Kako se sve navedeno manifestuje na rad agencija?
Agencije za bezbednost i zdravlje na radu koje sarađuju sa kompanijama iz različitih industrija, poput prerađivačke, građevinske, saobraćajne i poljoprivredne, suočavaju se sa velikim izazovima u svom radu. Svaka industrija ima specifične rizike, standarde i zakonske norme, a to zahteva od agencija da imaju širok spektar stručnih znanja i prilagodljivih resursa. Prerađivačka industrija, na primer, kontinuirano beleži najviše stope povreda na radu, što povećava potrebu za detaljnom analizom rizika i implementacijom zaštitnih mera. Građevinarstvo je poznato po visokim rizicima na gradilištima, dok saobraćaj i poljoprivreda zahtevaju specifične pristupe, poput upravljanja rizicima u vezi sa mašinama i vozilima ili radom u specifičnim uslovima. Tako da upravljanje sertifikacijama za njih predstavlja značajan izazov prvenstveno zbog složenosti procesa sa kojima se susreću.
Navešćemo nekoliko ključnih problema sa kojima se agencije susreću:
Praćenje sertifikacija predstavlja veliki stres zaposlenim jer se suočavaju sa dve vrste pritisaka: kratkim rokovima i odgovornošću koju nosi posao.
Kratki rokovi: Sertifikacioni procesi često dolaze sa strogo određenim vremenskim okvirima, što može izazvati pritisak na zaposlene. Sertifikati imaju rok važenja, a proces obnavljanja često mora da se završi pre isteka tog roka. Ako agencija kasno pokrene proces, zaposlenima ostaje malo vremena da prikupe potrebnu dokumentaciju, sprovedu procese provere i podnesu sve zahteve. Sertifikacioni proces uključuje mnoge korake: prikupljanje dokumentacije, sprovođenje unutrašnjih provera i eventualne korektivne akcije. Kada je rok kratak, sve ovo mora biti obavljeno u ograničenom vremenskom okviru, koji stvara osećaj hitnosti i stresa kod zaposlenih.
Odgovornost zaposlenih: Dodatan pritisak stvara i odgovornost koju nose zaposleni prilikom praćenja sertifikata. Greške u upravljanju sertifikatima mogu imati ozbiljne posledice, kao što su pravne sankcije, gubitak reputacije ili klijenata.
Оbuke koje drže agencije obično traju po dva sata, a nakon toga ide testiranje na papiru, pa pregledanje testova i na kraju popunjavanje dokumentacije. Kada se dokumentacija unosi ručno, lako može doći do grešaka, poput pogrešno unetog datuma, netačnih naziva obuka ili propusta u ključnim informacijama. U sertifikacionim procesima često dolazi do ažuriranja standarda ili procedura. Ako agencija koristi zastarele obrasce ili ne prati promene, dokumentacija može biti odbijena. Kada procesi nisu automatizovani, a kontrola je minimalna, greške u dokumentaciji se teže identifikuju.
Kao posledica, agencije se suočavaju sa:
Standardi i zakoni koji regulišu sertifikacije često se ažuriraju, što zahteva da BZR agencije kontinuirano prate promene kako bi osigurale usklađenost sa propisima. Posebno je značajna njihova uloga u implementaciji Zakona o bezbednosti i zdravlju na radu, koji uvodi više standarde stručnosti.Osim ovih standarda potrebno je uskladiti procese sa Zakonom o bezbednosti i zdravlju na radu u Srbiji, koji uključuje obaveze procene rizika, obezbeđenja obuka, i izrade odgovarajuće dokumentacije. Zakon, takođe, nalaže licenciranje svih fizičkih lica koja obavljaju poslove bezbednosti i zdravlja na radu, kao i obavezno kontinuirano usavršavanje njihovih znanja.
Da bi ispunile zakonske i standardne zahteve, agencije moraju obezbediti primenu ključnih standarda, a to su:
ISO 45001 za sisteme upravljanja bezbednošću i zdravljem na radu, uz poštovanje specifičnih industrijskih regulativa.
ISO 9001 (Upravljanje kvalitetom) i ISO 14001 (Upravljanje životnom sredinom): Često povezani sa industrijama koje zahtevaju integrisane sisteme.
Neadekvatna tehnologija predstavlja jedan od najvećih izazova s kojima se suočavaju BZR agencije. Izostanak ulaganja u moderne alate za digitalizaciju velikoj meri otežava njihov rad jer nailaze na dva ključna problema:
Manuelni procesi: U odsustvu modernih softverskih rešenja za upravljanje obukama i sertifikacijama, agencije se oslanjaju na manuelne procese koji su skloni greškama, nepreciznostima i kašnjenjima. Ovo ne samo da produžava vreme potrebno za obradu sertifikacija, već i povećava operativne troškove, istovremeno smanjujući produktivnost tima.
Ograničena digitalizacija: Nedostatak ulaganja u savremene alate za digitalizaciju rada dodatno usporava prilagođavanje agencija novim standardima i zakonodavnim promenama.
Kako ubrzati proces praćenja sertifikacija i smanjiti stres zaposlenima?
Jednostavno automatizovati procese koji oduzimaju vreme i stvaraju opterećenje.
WAY2LRN može biti vredan alat za BZR agencije koje žele da unaprede svoje usluge, povećaju efikasnost i ostanu konkurentne na tržištu. Ova platforma pruža BZR agencijama alate za automatizaciju, centralizaciju i digitalizaciju obuka i sertifikacionih procesa.
Automatski podsetnici – štede vreme i olakšavaju posao zaposlenima u agencijama. WAY2LRN automatski šalje podsetnike o isteku sertifikata, rokovima za obnovu i potrebnim akcijama, tako da umesto manuelnih radnji imamo automatizovane korake koje odrađuje softver.
Centralizovan pregled sertifikata – WAY2LRN pravi jedinstvenu bazu podataka, gde su svi sertifikati, klijenti i informacije organizovane i dostupne u realnom vremenu. Takođe pruža kompletan uvid u sve ranije sertifikate, obnavljanja i povezane aktivnosti.
Generisanje izveštaja – Platforma omogućava efikasnu i brzu izradu detaljnih izveštaja o trenutnom statusu obuka, uključujući sve relevantne informacije o sertifikatima koji uskoro ističu, kao i onima koji su nedavno ažurirani. Ovi izveštaji pružaju uvid u ključne podatke, omogućavajući korisnicima da pravovremeno reše potencijalne probleme i osiguraju kontinuitet u procesu sertifikacije.
WAY2LRN platforma olakšava posao BZR agencijama nudeći dva ključna benefita: uštedu vremena i smanjenje troškova.
Ovaj nivo automatizacije omogućava BZR agencijama da brže dođu do relevantnih informacija, smanjujući potrebu za dugotrajnim pretraživanjima i ručnim unosima podataka.
Korišćenjem WAY2LRN platforme, BZR agencije mogu smanjiti operativne troškove, jer automatizacija smanjuje potrebu za velikim brojem zaposlenih koji bi inače morali da obavljaju ove zadatke. Takođe, smanjuje se rizik od grešaka i zastoja koji mogu nastati usled manuelnog unosa ili zaboravljenih koraka u procesu. Ušteda u ljudskim resursima, bolja organizacija rada i smanjenje grešaka direktno se odražavaju na smanjenje ukupnih troškova poslovanja agencija.
Pa šta onda čekati? Uđite u digitalni svet koji nudi fleksibilna rešenja, unapredite poslovanje, zakažite prezentaciju platforme već danas.
„Automatizujte procese, personalizujte iskustvo“
WAY2LRN
