Upravljajte bezbednosnim obukama bez Eksela

Izazov

Kompanija:

• 300+ zaposlenih 
• 20+ radnih lokacija
• 5 godišnjih + 3 trogodisnje bezbednosne obuke i ispiti, sve obavezno

Tim:

• 3 HR-a
• 1 Menadžer za obuku i razvoj 
• 1 službenik za bezbednost

Deluje izvodljivo, zar ne?

Da bismo zaista shvatili koliki je ovo izazov, hajde da detaljno pogledamo kako se upravljanje i usklađenost sa bezbednosnim propisima prati i organizuje pomoću Eksela.

Kako izgleda upravljanje obukama u Ekselu

Ako vam je ovo i više nego poznato, predlažemo da pređete odmah na Rešenje.

• Organizacija podataka: Pravimo posebne tabele za zaposlene, lokacije, obuke i raspored ispita. Zatim kreiramo glavnu tabelu koja povezuje sve ove informacije.
• Praćenje obuka i ispita: Beležimo status obaveznih godišnjih i višegodišnjih bezbednosnih obuka i ispita. Koristimo formule ili uslovno formatiranje da označimo zaposlene kojima se bliži vreme za obuku ili ispite na osnovu rasporeda i učestalosti.
• Praćenje lokacije i odeljenja: Organizujemo zaposlene po lokacijama i odeljenjima radi lakšeg pisanja specifičnih izveštaja. Imamo posebne tabele za praćenje statusa sprovođenja obuka za svaku lokaciju i odeljenje.
• Izveštavanje: Pišemo nedeljne izveštaje koristeći pivot tabele ili funkcije za izradu tabela u Ekselu da bismo saželi status sprovođenja obuka po vrsti, lokaciji, odeljenju i mesecu. Pravimo dijagrame ili grafikone da bismo menadžmentu prikazali status obuka.
• Podsetnici i obaveštenja: Ručno podešavamo podsetnike i šaljemo mejlove HR-u, LD i službenicima za bezbednost kada se približi vreme za obuke ili ispite. Ovo može značiti da treba redovno proveravati podatke u tabeli.
• Održavanje podataka: Redovno ažuriramo tabele novim informacijama o zaposlenima, promenama radnih lokacija/odeljenja i rasporeda obuka i ispita. Važno je da sve dosledno formatiramo i proverimo tačnost podataka da bismo izbegli greške u izveštavanju i praćenju.
  

Dakle, podaci su tu, ali koordinacija obuka kako bi svi imali važeće sertifikate može biti prava glavobolja.

Šta verovatno radite da biste organizovali obuke

Kreirate raspored obuka

Pravite detaljan raspored kada će se održati svaka obuka i ispit i vodite računa da ima dovoljan broj sesija tokom cele godine za sve zaposlene. U svemu tome uzimate u obzir datume isteka njihovih trenutnih sertifikata.

Automatizujete podsetnike

Koristite funkcije Eksela ili eksterne alate za podešavanje automatizovanih podsetnika za zaposlene i HR tim. Ovo uključuje i automatizaciju podsetnika značajno unapred kako bi se obezbedilo dovoljno vremena za zakazivanje i završetak obuka.

Pratite datume isteka

Pažljivo pratite datume isteka sertifikata svakog zaposlenog, prioritizujući one čiji sertifikati uskoro ističu. Ovo je verovatno ključna tačka jer previdi i propusti mogu imati bezbednosne, zdravstvene i pravne posledice.

Usklađujete obuke sa rasporedom rada

Planirate obuke tako da minimalno prekidaju raspored rada. Nudite više sesija u različito vreme ili različitim danima kako bi omogućili svim zaposlenima da obave obuke.

Uvek imate pravne posledice na umu

Nastojite da su sve obuke i sertifikati u skladu sa industrijskim propisima i zakonskim zahtevima. Neusklađenost može dovesti do novčanih kazni, pravnih postupaka i štete ugledu kompanije. Važno je ostati u toku sa svim promenama propisa i prilagoditi program obuka u skladu sa tim.

Dokumentujete i vodite evidenciju 

Vodite tačnu evidenciju o svim sesijama svih obuka, prisustvu i rezultatima ispita. Ova dokumentacija će biti ključna u slučaju revizije ili inspekcije.

Redovno pregledate i ažurirate

Redovno ažurirate programe obuka kako biste obezbedili njegovu efikasnost i relevantnost. Prikupljate povratne informacije od zaposlenih i prilagođavate program po potrebi.

I, (najvažnije) redovno pravite rezervne kopije. 

Dobro postavljena Eksel tabela može izgledati kao sveti gral upravljanja bezbednosnim sertifikatima, ali ima svoju cenu: sati uloženi u upravljanje podacima, organizaciju i izveštavanje.

Rešenje: WAY2LRN

Kada pređete na WAY2LRN platformu, stvari postaju mnogo jednostavnije.

Početno podešavanje (nezavisno ili uz pomoć WAY2LRN tima):

1. Organizacione strukture i pozicija: Kao administrator, vi kreirate svoju organizacionu strukturu i pozicije. 
   
   
2. Korisničkih naloga: Možete dodati korisnike ručno ili učitavanjem liste korisnika sa njihovim pozicijama. Jednom kada su u sistemu, možete lako da proverite ili promenite pozicije i izmenite strukturu i organigram (mapu vaše organizacione strukture).
   
   
   
   
   
   
3. Skladišta podataka za obuke: Kreiranje kurseva je jednostavno. Sve što treba da uradite je da učitate postojeće kurseve na platformu i napravite module i testove. Testovi su dizajnirani kao pitanja koja mogu imati više tačnih odgovora. Kursevi podržavaju učitavanje dodatne dokumentacije, video zapisa, slika i slajdova, koji mogu biti interaktivni.
   Možete podesiti period važenja za svaku obuku, odlučiti da li je potrebno ponovno polaganje (bezbednosnih sertifikata), postaviti rok i odrediti da li je korisnicima potrebna dodatna praktična obuka da završe kurs.
   
   
4. Dodele kurseva/obuka: Samo dodelite obuke/kurseve za svaku poziciju i svi zaposleni na toj poziciji će automatski biti uključeni u odgovarajuće treninge. Možete dodati i posebne obuke za neke zaposlene ako je potrebno.
   
   
5. Automatizacije obaveštenja i podsetnika: Platforma omogućava automatsko slanje podsetnika korisnicima i njihovim nadređenim putem imejla.
   
   Na primer, želite da zaposleni dobijaju imejlove o:

• Dodeljenim kursevima
• Rokovima za završetak kurseva 
• Obnavljanju kurseva.
  
  

Takođe možete da obavestite nadređene ili vođe tima o:

• Rokovima koje su zaposleni propustili;
• Praktičnoj obuci;
• Praktičnoj obuci na čekanju;
• Više puta neuspešno rešenim testovima;
  

6. Analitike i izveštavanja u realnom vremenu: Odeljak Istorija učenja vam omogućava filtriranje izveštaja i predstavljanje različitih podataka za timove ili pojedince. Možete pregledati podatke za određene periode i filtrirati ih po grupi, pojedincu i kursevima. Za najbolji uvid, vaši izveštaji mogu prikazati od 2 do 14 kolona sa relevantnim podacima.

WAY2LRN štedi vreme, novac i živce svima koji su deo procesa, istovremeno pružajući odlično korisničko iskustvo. Početno postavljanje same platforme, podešavanje procedura i podsetnika može potrajati, ali nakon toga štedi vreme prethodno potrošeno na upravljanje procesom putem tabela i eliminiše ljudske greške. WAY2LRN omogućava zaposlenima da pohađaju treninge i obuke svojim tempom i kada njima odgovara, bez obzira gde se nalaze. 

WAY2LRN i njegov napredni panel za analitiku pojednostavljuje praćenje bezbednosnih sertifikata i pruža sveobuhvatan pregled obuka, korisnika i ukupnih performansi. Pristup podacima u realnom vremenu olakšava pravovremene intervencije i donošenje odluka, i eliminiše potrebu za korišćenjem kompleksnih programa kao što je to Excel. Uz definisanu organizacionu strukturu platforma automatski dodeljuje nadzor direktno nadređenoj osobi o procesu treninga i sertifikacije zaposlenih, uz mogućnost dodavanja pojedinaca u ovaj predefinisani sistem.

REŠENI PROBLEMI:

• Ušteda vremena: WAY2LRN automatizuje različite procese kao što su zakazivanje, praćenje i izveštavanje, što značajno smanjuje vreme utrošeno na ručni unos podataka i upravljanje u Ekselu.
  
• Usklađenost: WAY2LRN osigurava ažurnost i usklađenost svih obuka i sertifikata sa industrijskim propisima, što smanjuje rizik od neusklađenosti i pravnih problema koji se mogu pojaviti usled previda i propusta.
  
• Skalabilnost: Kako vaša organizacija raste, upravljanje obukama i sertifikatima u Ekselu može postati sve složenije i neizvodljivo. WAY2LRN nudi skalabilno rešenje koje može lako upravljati sve većom radnom snagom i većim brojem lokacija.
  
• Izveštavanje u realnom vremenu: Uz generisanje izveštaja i analitike u realnom vremenu sa trenutnim pristupom ključnim metrikama i uvidima, WAY2LRN omogućava pravovremeno donošenje informisanih odluka.
  
• Pristupačnost korisnicima:WAY2LRN nudi pristup materijalima za obuke sa bilo kog uređaja, u bilo koje vreme, poboljšavajući praktičnost i učešće.
  
  
  

Zašto WAY2LRN? 

• DOBIT za kompaniju: Napredna analitika pruža detaljan uvid u brojne metrike, što omogućava organizacijama da donesu informisane odluke i unaprede svoje strategije upravljanja bezbednošću.
• DOBIT za zaposlene: Informisan i obučen radnik koji poznaje i razume rizike radnog mesta može bolje da se sačuva od povreda.
• DOBIT za timove za ljudske resurse i bezbednost: Automatizovano praćenje i analitika osiguravaju poštovanje bezbednosnih propisa, pružajući mir i jačajući ugled u oblasti bezbednosti.