Korišćenje automatskih podsetnika za obnavljanje sertifikata

IZAZOV

Obavezni treninzi i njihovo redovno obnavljanje je izazov za HR timove i stručnjake za bezbednost iz više razloga. Za početak, potrebno je ispratiti da svako radno mesto bude pokriveno odgovarajućim obukama i sertifikacijom, i to vrlo brzo po dolasku na poziciju. U kompanijama koje često zapošljavaju nove radnike (sezonski poslovi u ugostiteljstvu i hotelijerstvu, otvaranje novih ekspozitura i poslovnica, itd.) nephodno je obaviti ove vrste treninga u velikom broju, na različitim lokacijama. Kako se ove obavezne obuke moraju obaviti i obnoviti u određenom zakonskom roku izuzetno je bitno voditi detaljnu evidenciju.

Bez automatizacije, oslanjanje na tabele i papirne dosijee je sporo, naporno i najmanja nepažnja može da dovede do grešaka. Ovo dodatno opterećuje HR timove, čime se povećava rizik od propusta, pogotovo u oblastima bezbednosti i usklađenosti sa zakonskim regulativama. Samo jedna greška može dovesti do ozbiljnih pravnih posledica i ugroziti bezbednost zaposlenih.

Naš klijent, sa preko 400 zaposlenih u građevinskoj industriji, suočio se sa izazovom upravljanja bezbednosnim obukama i sertifikacijom i to na više lokacija. Svi zaposleni su morali biti usklađeni sa bezbednosnim propisima i imati odgovarajući HSE sertifikat, što je predstavljalo veliki organizacioni problem. Obratili su nam se kako bismo kreirali softversko rešenje prema njihovim potrebama.

REŠENJE

WAY2LRN platforma ne samo da je omogućila da svi zaposleni dobiju pristup obukama online, već smo razvili i fukcionalost automatskih podsetnika koji prate datume isteka sertifikata i šalju blagovremena obaveštenja zaposlenima. Pored toga, uspostavili smo sistem izveštavanja prema specifičnim uslovima koje je naš klijent tražio, poput: „Obavesti nadređenog X ako zaposleni Y ne prođe test tri puta“ ili „Obavesti menadžera odeljenja ako…“. Jednom postavljen, sistem automatski upravlja svim obaveštenjima i podsetnicima, prilagođavajući se strukturi kompanije.

Centralna baza obuka omogućava HR timovima i stručnjacima za bezbednost da brzo kreiraju pakete obuka za različite pozicije i jednostavno ih dodele i planiraju. Menadžeri, u zavisnosti od svojih ovlašćenja, mogu koristiti Analitički panel za praćenje napretka, reagovanje i pravljenje prilagođenih izveštaja, što omogućava detaljnu analizu i olakšava planiranje.

WAY2LRN pojednostavljuje upravljanje sertifikatima svojim funkcionalnostima. Uz automatske imejl podsetnike koji obaveštavaju zaposlene i HR menadžere unapred o predstojećem isteku sertifikata smanjuje se rizik od kašnjenja i grešaka. Centralni panel pruža HR timovima jasan pregled statusa sertifikata svih zaposlenih, što olakšava praćenje usklađenosti. Analitički panel pruža uvid u trenutne statuse obuka svih zaposlenih, i dozvoljava preglede po obukama, korisnicima, obukama i sertifikatima koji uskoro ističu, i dr.

REŠENI PROBLEMI:

• Dosledna usklađenost: Automatski podsetnici na vreme podsećaju zaposlene da obnove svoje obuke, koje su takođe automatizovane, čime se osigurava kontinuirana usklađenost sa bezbednosnim i zakonskim regulativama. 
• Efikasnost: Automatizacija podsetnika značajno rasterećuje HR sektor, i oslobađa vreme za druge strateške zadatke.
• Smanjenje rizika: Sa automatskim praćenjem i podsetnicima, rizik od propusta u sertifikatima i povezanih bezbednosnih i pravnih posledica je smanjen na miminum.
  
  
  
  

Koje su prednosti korišćenja WAY2LRN? 

• Za usklađenost: Automatski podsetnici osiguravaju pravovremeno obnavljanje sertifikata, čime se smanjuju pravni rizici i unapređuje bezbednost.
• Za efikasnost HR službe: Smanjeni opseg administracije i manuelnog praćenja.
• Za bezbednost na radu: Redovno obnavljanje sertifikata stvara sigurnije radno okruženje, štiteći i zaposlene i organizaciju.
  
  
  

„Automatizujte procese, personalizujte iskustvo“

WAY2LRN