Najčešći izazovi sa kojima se suočavaju BZR agencije

IZAZOV

Bezbednost i zdravlje na radu predstavljaju ključni segment svakog radnog okruženja, jer omogućavaju zaštitu zaposlenih od povreda, bolesti i rizika povezanih sa obavljanjem radnih zadataka. Prema podacima nadležnih međunarodnih institucija svakog dana u svetu od posledica povreda na radu život izgubi oko 600 ljudi.  Eurostat beleži da se u 2021. godini u Evropskoj uniji desilo više od 2,17 miliona nesreća na radu koje su rezultirale odsustvom sa posla od četiri ili više dana. Najviše povređenih radnika bilo je u sektorima kao što su poljoprivreda, industrija, građevinarstvo i usluge za poslovnu ekonomiju. Iako je primećena tendencija opadanja povreda na radu i dalje je ovo visok broj koji pogađa bezbednost i zdravlje na radu. Kada govorimo o Srbiji primetno je da kompanije sa 500 i više zaposlenih beleže najveći broj povreda svake godine, dok srednje kompanije beleže takođe značajan broj povreda.

Složićemo se da su u pitanju ozbiljni problemi s kojima se suočava ovaj sektor. Primetili smo da kompanije u poslednjih nekoliko godina svoje obuke prepuštaju BZR agencijama koje vode kompletne programe. Uloga BZR agencija u ovom procesu je od suštinskog značaja – one ne samo da pomažu organizacijama da ostvare usklađenost sa zakonodavstvom, već pružaju stručnu podršku u identifikaciji, prevenciji i upravljanju rizicima na radu. Međutim, i pored svoje važnosti, BZR agencije se svakodnevno suočavaju s nizom izazova koji otežavaju efikasno obavljanje njihovih zadataka. Jedan od najvažnijih problema je složenost zakonske regulative koja se često menja i zahteva kontinuirano prilagođavanje procesa i metoda rada. Pored toga tu su i administrativna opterećenja, uključujući praćenje sertifikacija, obuka i zakonskih rokova.

Ali da bi nam bilo jasnije, izdvojićemo jedan konkretan primer i na osnovu njega pokazati koliko posla obavljaju BZR agencije. Recimo jedna agencija koja upravlja sertifikatima za 20 klijenata, od kojih svaki ima u proseku 50 zaposlenih, suočiće se sa praćenjem preko 1000 sertifikata, obuka i zakonskih rokova. Naravno da smo izvukli neki prosek, brojke su mnogo veće jer agencije posluju i sa velikim kompanijama koje imaju i preko 500 zaposlenih.

Posmatrajući ovaj primer možemo izdvojiti tri ključna izazova sa kojima se BZR agencije susreću:

• Administrativna opterećenja
• Greške u praćenju sertifikacija zaposlenih
• Potreba za usklađivanjem sa zakonodavstvom
  

Administrativna opterećenja

Prvi od izazova su svakako administrativna opterećenja koja se odnose na praćenje termina obuka, sertifikacija i zakonskih rokova. Ovaj izazov podrazumeva veliku količinu zadataka i informacija koje treba pratiti, upravljati i pravovremeno ažurirati kako bi klijenti ostali usklađeni sa zakonskim obavezama. To dodatno opterećuje zaposlene koji raspolažu sa velikim obimom posla jer moraju ispratiti svu dokumentaciju i rokove koji su u vezi sa obukama, te moraju pratiti:

• Termine obuka
  Praćenje termina obuka odnosi se na organizovani proces beleženja, praćenja i pravovremenog podsećanja o terminima za sprovođenje obaveznih obuka zaposlenih, koje su propisane zakonom ili internim pravilnicima organizacije. Ako se agencije odluče za manuelno praćenje termina obuke, onda će to opteretiti njihove zaposlene prekomernom dokumentacijom i ručnim unošenjem podataka u tabele, zatim se ti podaci moraju pravovremeno pratiti a korisnici obaveštavati o terminima obuke. Ako se vratimo za trenutak na primer koji smo naveli, videćemo koliki je teret na zaposlenima da isprate sve rokove za sve klijente i njihove zaposlene.
  
• Sertifikacije
  Kada se obuka završi dobija se sertifikat, koji važi određeni period. Naravno, agencije su dužne da sistematično vode evidenciju o sticanju, važenju i obnovi profesionalnih sertifikata koji su ključni za obavljanje određenih poslova. Ovaj proces je posebno važan u industrijama gde zakon ili standardi zahtevaju da zaposleni poseduju validne sertifikate za specifične poslove, kako bi se obezbedila bezbednost, kvalitet rada i usklađenost sa propisima. Efikasno praćenje sertifikacija ne samo da obezbeđuje usklađenost sa zakonskim propisima, već i povećava sigurnost i produktivnost na radnom mestu.

• Zakonske rokove
  Svaka organizacija mora poštovati zakonske odredbe, poput rokova za ažuriranje planova za zaštitu na radu, sertifikaciju opreme, sprovođenje obuka ili podnošenje izveštaja nadležnim institucijama. Kašnjenja u obavezama kao što su inspekcijski pregledi, dostava izveštaja ili obnova sertifikata mogu rezultirati visokim novčanim kaznama. Praćenje zakonskih rokova je ključni element za uspešno poslovanje i održavanje bezbednosti na radnom mestu. Kombinacija dobro organizovane baze podataka, automatizovanih sistema podsetnika i odgovornog tima osigurava usklađenost sa propisima i smanjuje rizik od pravnih problema.

Greške u praćenju sertifikacija zaposlenih

Greške u praćenju sertifikacija zaposlenih odnose se na propuste koji nastaju u procesu upravljanja obukama, licencama i sertifikatima potrebnim za obavljanje određenih poslova u skladu sa zakonskim ili industrijskim standardima. Ove greške mogu imati značajne posledice, uključujući pravne probleme, smanjenu produktivnost i ugrožavanje bezbednosti zaposlenih. Agencije su dužne da vode sve navedene administrativne poslove za svoje klijente, a budući da agencije sarađuju sa više klijenata u različitim industrijama, praćenje sertifikacija predstavlja veliki izazov za zaposlene. Najveći uzrok grešaka je svakako ručno vođenje podataka, koje se sve više potiskuje, a teži se prelasku na digitalizovana rešenja.

Glavni problem predstavlja nedostatak centralizovane evidencije. Često se dešava da se ne vode ažurne i organizovane baze podataka o sertifikatima zaposlenih. Dešava se da informacije o datumu isteka sertifikata budu raštrkane po različitim dokumentima, što otežava njihovo praćenje.

Potreba za usklađivanjem sa zakonodavstvom

Usklađivanje sa zakonodavstvom ima ključnu ulogu u radu bilo koje agencije za bezbednost i zdravlje na radu (BZR), jer direktno utiče na njen rad, odgovornosti i uspešnost u pružanju usluga. Evo detaljnog objašnjenja kako to funkcioniše. BZR agencije su često angažovane da pomognu klijentima da i oni budu usklađeni sa zakonodavstvom. To uključuje izradu procene rizika, implementaciju mera zaštite, organizaciju obuka i pripremu za inspekcije. Osnovni izazov tiče se promenljivosti zakona. Zakoni o bezbednosti i zdravlju na radu često se menjaju, a neusaglašenost s njima može dovesti do novčanih kazni, pravnih problema.

Ovaj proces je kompleksan jer obuhvata:

• Različite industrije (građevina, zdravstvena zaštita, proizvodnja) imaju specifične propise
• Zakone i propise koji se odnose na bezbednost i zdravlje na radu koji se često ažuriraju kako bi se prilagodili novim tehnologijama, radnim uslovima ili standardima EU.
• Usklađivanje sa zakonodavstvom često zahteva obimnu dokumentaciju, poput evidencije o obukama, sertifikacijama i izveštaja o inspekcijama.
• Neusklađenost sa zakonodavstvom može rezultirati visokim novčanim kaznama, zabranom rada ili gubitkom reputacije.

REŠENJE

Da bi se izbegli svi ovi problemi potrebno je implementirati rešenje koje rasterećuje i pojednostavljuje kompleksnu administraciju, prati zakonske rokove i izbegava greške u praćenju sertifikacija. 

Primenom digitalizovanih platformi poput WAY2LRN proces se pojednostavljuje na sledeći način:

Uz WAY2LRN izazovi se smanjuju, a poslovanje pojednostavljuje. Ukoliko ste spremni za digitalizaciju, zakažite Demo i saznajte više o samoj platformi.

„Automatizujte procese, personalizujte iskustvo“

WAY2LRN