Kako unaprediti upravljanje obukama u BZR agencijama?

U 2024. godini, poslovanje agencija za bezbednost i zdravlje na radu u Srbiji bilo je pod uticajem novih strateških smernica i zakonskih izmena. Vlada Republike Srbije usvojila je Strategiju bezbednosti i zdravlja na radu za period 2024–2027, sa ciljem unapređenja bezbednosti na radu i očuvanja zdravlja radnо-aktivnog stanovništva. Jedan od ključnih ciljeva ove strategije je smanjenje broja povreda na radu za 5% u odnosu na prethodni petogodišnji period.

Ova strategija donosi nove obaveze za BZR agencije, uključujući prilagođavanje poslovanja novim propisima i standardima. Pored toga, agencije su suočene sa potrebom za digitalizacijom procesa, kako bi efikasnije upravljale obukama i sertifikacijama zaposlenih. Ova potreba posebno dolazi do izražaja kada je u pitanju upravljanje BZR obukama, koje podrazumeva usklađivanje sa zakonskim zahtevima i praćenje individualnog napretka zaposlenih. Implementacija savremenih softverskih rešenja može pomoći u smanjenju administrativnog opterećenja i povećanju efikasnosti rada.

Problem u upravljanju obukama

Kako broj klijenata raste, BZR agencije se sve češće suočavaju sa složenošću upravljanja obukama u dinamičnom okruženju. Klijenti zahtevaju strukturirane, redovne obuke i transparentno praćenje napretka. U praksi, oslanjanje na Excel tabele i komunikaciju putem mejlova postaje neefikasno, naročito kada obim posla nadmaši interne kapacitete. Ovo je samo jedan segment šireg spektra izazova sa kojima se BZR agencije danas suočavaju, o kojima više možete pročitati u ovom blogu. U takvim situacijama, uvođenje digitalnog rešenja za automatizaciju procesa obuke postaje neophodno za očuvanje kontrole, tačnosti i brzine isporuke usluga.

• Složena dokumentacija koja obuhvata detaljne protokole, smernice, analize rizika, regulatorne zahteve i operativne procedure koje definiše organizacija. Kada se ta dokumentacija pripremi, agencija mora da pripremi i vodi evidenciju za svakog zaposlenog u skladu sa svim zakonskim regulativama.
• Nedostatak vremena je najveći izazov kod ručnog vođenja evidencija. Složena dokumentacija i velike kompanije, ili brojni klijenti zahtevaju vreme, pažnju i povećan tim kako bi se sve odradilo na pravi način. Agencije najčešće amortizuju ove zahteve povećavajući broj zaposlenih.
• Greške u praćenju sertifikacija odnose se na propuste koji nastaju u procesu upravljanja obukama, licencama i sertifikatima potrebnim za obavljanje određenih poslova u skladu sa zakonskim ili industrijskim standardima. Ove greške mogu dovesti do značajnih posledica, uključujući pravne probleme. A to svakako ne treba ni agenciji ni kompanijama za koje rade.
  

Kako rešavamo ovaj problem?

Rešenje je jednostavno – primena softverskih rešenja koja automatizuju poslove koji su standardni i ponavljaju se.

WAY2LRN platforma može drastično poboljšati upravljanje BZR obukama. U nastavku ćemo predstaviti glavne funkcionalnosti koje ova platforma pruža:

• Automatizovano zakazivanje i praćenje obuka Zakazivanje obuka putem automatizovanih sistema omogućava da se zaposleni automatski obaveste o terminima, preduzmu potrebne radnje u vezi sa registracijom. Ovim se smanjuje mogućnost zaboravljanja obuka.
• Slanje podsetnika za obnavljanje sertifikacija Ovo je ključna funkcija u održavanju ažurnosti i usklađenosti zaposlenih sa industrijskim standardima, zakonodavstvom ili internim pravilnicima.
• Generisanje izveštaja o statusu obuka u realnom vremenu Ovi izveštaji mogu uključivati informacije o tome koji zaposleni su završili određene obuke, koje obuke su u toku, a koje još nisu započete. Takođe, mogu pokazati datum isteka sertifikacija, kao i identifikovati zaposlene koji još uvek nisu ispunili potrebne obaveze.
• Povezivanje svih učesnika na jednu platformu Povezivanje svih učesnika na jednu platformu omogućava centralizovano upravljanje svim aspektima obuka, komunikacije i praćenja napretka.

Benefiti sa WAY2LRN

Preciznost

Automatizovani sistemi smanjuju rizik od grešaka u administraciji. Softverski alati preuzimaju zadatke koje bi inače obavljali ljudi, čime se minimalizuju ljudske greške, kao što su pogrešan unos podataka, dupliranje informacija ili propuštanje važnih koraka u administrativnim procesima.

Efikasnost

Obuke se mogu planirati i upravljati iz jednog centralizovanog sistema. Sve aktivnosti vezane za organizaciju, sprovođenje i praćenje obuka mogu biti objedinjene u jednoj digitalnoj platformi. Platforma eliminiše potrebu za ručnim vođenjem evidencije i korišćenjem nepovezanih alata (kao što su Excel tabele ili papirna dokumentacija).

Smanjenje troškova

Smanjenje troškova  se odvija kroz optimizaciju administrativnih i drugih poslova koje obavljaju BZR agencije. Platforma WAY2LRN nudi mogućnost automatizacije obuka, uštedu vremena zaposlenima u agencijama, a samim tim dovodi i do smanjena troškova. Za potrebe obuka BZR agencije moraju poslati svog zaposlenog na adresu firme kako bi obavio obuku, testiranje i pregled testova. Međutim, ukoliko agencije dobro pripreme obuku i postave je u digitalnom formatu na WAY2LRN platformi, mogu je dodeljivati zaposlenima na sličnim pozicijama više puta, bez potrebe za fizičkim dolaskom na adresu firme.

Laka dostupnost podataka

Ovaj sistem smanjuje rizik od gubitka važnih informacija i omogućava agenciji da brzo dobiju potrebne podatke. Platforma WAY2LRN sadrži: obuke, evidencije, izveštaje, kao i potvrde o završenim obukama. Sve što se tiče obuka je na jednom mestu i lako dostupno, tako da zaposleni ne moraju gubiti dragoceno vreme.

Ko dobija WAY2LRN platformom

Dobit za kompaniju – Kоmpanije dobijaju  detaljan uvid u proces i status obuka, te mogu proaktivno da reaguju na potencijalne probleme.Izveštaji su dostupni u par klikova mišem, tako da tabele i neraspoređena dokumentacija postaju stvar prošlosti.

Dobit za BZR agenciju – Agencije dobijaju sistem koji digitalizuje obuku, čineći je dostupnom u bilo koje vreme. To znači da platforma omogućava automatizaciju dodele obuka, testiranje i slanje podsetnika za obnovu sertifikata. Zaposlenima koji mogu da kompletiraju obuke u skladu sa svojom vremenskom raspoloživošću ali i dalje u zakonskim rokovima. Pregledanje testova se vrši automatski i generišu se izjave koje potpisuju zaposleni. Uz WAY2LRN agencije više nisu prostorno limitirane, te mogu da pruže svoje obuke i klijentima koji se ne nalaze u neposrednoj blizini jer se obuke obavljaju onlajn.

Dobit za zaposlene – Zaposleni dobijaju pristup obukama sa bilo kog mesta u bilo koje vreme, tako da imaju mogućnost pristupa materijalima obuke, ukoliko je potrebno da se podsete određenih procedura.

Digitalizacija je ključ za upravljanje BZR obukama, jer omogućava preciznost, brzinu i potpunu kontrolu nad celim procesom.